Membentuk Panitia HUT Kemerdekaan RI.

Hari ulang tahun kemerdekaan Republik Indonesia selalu dirayakan oleh seluruh masyarakat Indonesia,baik berupa lomba - lomba atau dalam bentuk hiburan. namun tidak semua orang atau kelompok orang dapat melaksanakan  kegiatan hari ulang tahun kemerdekaan Republik Indonesia secara tersusun dan lengkap, baik untuk level lingkungan tempat tinggal maupun level instansi perkantoran bahkan level organisasi. 

Penulis sejak masih mahasiswa hingga kini sering ikut terlibat dalam kepanitiaan HUT kemerdekaan di lingkungan tetangga penulis, walaupun level lingkungan tetangga, faktanya bukan perkara mudah menyelenggarakan kegiatan HUT kemerdekaan RI.

Pertama, Pembentukan panitia, untuk level lingkungan tetangga, pembentukan panitia HUT kemerdekaan biasanya dilakukan oleh Ketua RW atau Ketua RT setempat, idealnya pembentukan panitia dilakukan pada bulan JUNI, mengapa?   karena nantinya panitia akan mengajukan proposal permohonan bantuan dana ke pihak sponsor dan pihak lain yang tidak mengikat,  begitupun pihak sponsor/penyumbang dana yang juga punya anggaran tersendiri dan tertentu untuk di sumbangkan ke pihak luar, untuk menyumbang ke pihak luar sponsorpun memerlukan waktu untuk bermusyawarah mengambil keputusan.

Kedua, Penyusunan Panitia, dalam susunan panitia selain harus ada  Ketua, Sekretaris dan Bendahara, harus ada seksi Pencari dana (membuat proposal dan menghadap calon sponsor, menghadap calon donatur, membuat catatan hasil pengumpulan dana)  seksi Perlombaan (merencanakan lomba, mengumumkan lomba, melaksanakan perlombaan, menyiapkan Hadiah Lomba), seksi Dokumentasi (memfoto,memvideo, membuat dokumen laporan seluruh kegiatan), Seksi Dekorasi (mendekorasi kampung, mendekorasi tempat lomba, mendekorasi panggung untuk acara puncak) Seksi Acara Puncak HUT Kemerdekaan (menyusun acara puncak mulai dari sambutan, pentas seni, drama /teatrikal sejarah, pembagian hadiah, hiburan), seksi Perlengkapan (menyiapkan segala perlengkapan kegiatan), Seksi Sound System, seksi keamanan, seksi acara (pembawa acara setiap sesi kegiatan), seksi publikasi/humas (menyiarkan rencana kegiatan, mengundang masyarakat dan tokoh masyarakat agar hadir, melakukan komunikasi penggunakan tempat kegiatan dengan pihak terkait). seksi konsumsi. 

Ketiga, memulai kerja. sejak tanggal ditetapkan terbentuknya panitia, yang pertama bekerja adalah seksi pencari dana, membuat proposal dengan rangkap sebanyaknya, disebarkan atau diantarkan langsung kepada calon sponsor dan calon donatur pada bulan Juni itulah, biasanya pengajuan proposal menunggu jawabannya hingga memakan waktu sebulan, jagan lupa saat membuat proposal dilengkapi, cap stempel panitia, surat pengantar/izin RT/RW setempat, Nomor HandPhone Panitia yang bisa dihubungi, proposal dibuat serapi dan seindahnya, karena penampilan dan kelengkapan isi dokumen proposal juga akan menentukan/jadi pertimbangan sponsor/donatur untuk menyumbangkan dana, biasanya proposal juga berisi susunan panitia dalam bentuk surat keputusan, rencana kegiatan dan lomba secara lengkap, rencana anggaran biaya yang digunakan, surat perizinan RT/RW untuk mencari sumbangan dana, susunan acara malam puncak, dan lain lain.

Keempat, selambat lambatnya akhir bulan  JULI seksi pencari dana melaporkan jumlah dana uang yang sudah tersedia untuk digunakan kegiatan awal yakni seksi dekorasi mendekor/menghias kampung dengan pernak pernik merah putih dan seksi perlombaan mengumumkan perlombaan sambil menyiapkan hadiah lomba. lomba beregu hadiah harus cukup terbagi ke setiap anggota regu, biasanya hadiah lomba untuk juara 1 sampai 3. ingat ... lomba  yang disiapkan juga harus terlebih dahulu hadiahnya disiapkan, karena ada anak-anak atau sekelompok orang yang ingin hadiah langsung saat perlombaan selesai, juga untuk menghindari kericuhan, misal hadiah panjat pinang, diatas hanya simbol Sepeda, Televisi, Uang, tapi realnya ada di meja panitia. waktu untuk mendekorasi kampung dan mengumumkan lomba biasanya pada seminggu awa buan Agustus, pada awal bulan Agustus seksi sound system dan seksi perlengkapan segera memesan persewaan alat, karena hampir semua masyarakat akan menggunakan sound system, tenda, kursi, panggung, dekorasi, fotografer, video Shooting, Lampu, alat musik dan lain -lain untuk kegiatan memeriahkan HUT Kemerdekaan RI.

Kelima, Pelaksanaan lomba, sebaiknya dipilih waktunya pada hari libur dan waktu sore serta waktu malam. setiap perlombaan memerlukan sound system untuk pembawa acara dan musik, ada lomba yang menggunakan panggung khusus misalnya lomba menyanyi, menari, busana. ada lomba yang melibatkan orang banyak dan tak memerlukan tempat khusus, misal tarik tambang, atau kegiatan jalan santai berhadiah. untuk lomba yang menggunakan fasilitas umum seperti jalan raya, lapangan perkantoran, gedung serba guna, terlebih dahuluharus membuat dan mengirimkan surat permohonan izin kepada instansi terkait. begitupun acara hiburan yang menggunakan lapangan besar yang diperkirakan akan dihadiri massa yang sangat banyak harus ada seizin pihak berwajib yakni kepolisian setempat. bagi panitia, pelaksanaan lomba adalah kegiatan yang paing melelahkan, karena sambung menyambung dari waktu pagi sampai malam, harus fit stamina, harus fit suara terutama pembawa acara, terkadang cuaca yang tidak menentu, harus ekstra kerja keras mengatur orang-orang agar tertib berlomba, mengatur orang-orang agar tertib menonton, mengatur keadaan agar terasa nyaman dan aman. semua seksi harus saling bahu membahu membantu kegiatan Lomba. tidak jarang dalam setiap lomba terjadi cidera, terjadi pembiayaan yang tidak terduga yang harus dikeluarkan misalnya pengadaan tenda di arena lomba karena perkiraan cuaca akan panas atau hujan.

keenam, pelaksanaan acara puncak, sebelum panitia membuka pendaftaran pengisi acara malam puncak misalnya, pengisi tari tarian, lagu, teatrikal/drama, kesenian, jikalau diperlukan panitia menyeleksi pengisi acara, karena diacara puncak waktu sangat terbatas, acara resmi maksimal 2 jam, mulai pukul 20.00 dari pembukaan sampai ke acara pembagian hadiah, lewat dari jam 22.00 penonton fokusnya sudah ke acara hiburan bebas.pengaturan acara puncak tidaklah semudahyang dibayangkan, semua harus menggunakan musik tersendiri, pencahayaan lampu tersendiri, latar panggung tersendiri (untuk drama/teatrikal), menggunakan stand mic tersendiri, menggunakan atribut panggung tersendiri, durasi waktu penampilan tersendiri,ada cara keluar masuk panggung tersendiri dan lain lain, mengatur waktu agar cukup 2 jam itulah yang jadi tantangan panitia seksi acara malam puncak, jika tidak dikelola dengan baik, maka akan berkesan buruklah semua kegiatan dari awal kepanitiaan.

Ketujuh, setelah semua kegiatan selesai, perlengkapan panggung, tenda, kursi dan lain lain seluruhnya dikembalikan ke asalnya atau dibersihkan, maka tugas sekrtaris dan ketua panitia untuk mengumpulkan semua arsip catatan, surat-surat, foto dan lain -lain untuk di jilid dijadikan laporan kegiatan panitia HUT kemerdekaan RI, buatlah sekurangnya Rangkap 3, satu untuk arsio RT/RW, satu untuk Ketua, satu untuk Sekretaris. adanya arsip akan menjadi sejarah bagi RT/RW dan Para panitia dan dapat menjadi contoh untuk  panitia-panitia HUT kemerdekaan RI di waktu mendatang.

Demikian sekelumit pengalaman penulis dalam menjalankan kepanitian HUT kemerdekaan RI, masih banyak pengalaman pihak lain yang bisa ditambahkan untuk memperkaya wawasan, semoga tulisan yang sekelumit ini bermanfaat bagi pembaca, 

Penulis,

Fauzan Daromi,SH