Hadir dan menyaksikan suatu acara resepsi pernikahan mungkin telah dilakukan oleh setiap orang, namun jika seseorang ditunjuk oleh tuan rumah / pengantin untuk menyelenggarakan acara pernikahannya tidak setiap orang mampu melaksanakannya, apalagi acaranya dilaksanakan out door (diluar gedung) dan areanya tidak begitu luas. penulis bermaksud berbagi pengalaman menjadi bagian dari panitia penyelenggaraan pernikahan sebagaimana tersebut.
- Sebelum membentuk panitia Pernikahan : anda dan tuan rumah /pengantin harus SEPAKAT dulu mengenai jumlah DANA yang tersedia dan JUMLAH UNDANGAN yang akan disebarkan (termasuk undangan Lisan kepada keluarga dekat dan Besan). inilah RUMUS AWAL sukses penyelenggaraan pernikahan.
- Memperkirakan jumlah undangan yang hadir : jumlah undangan yang diperkirakan hadir angkanya HARUS DITETAPKAN. CONTOH : jika undangan yang disebarkan 500 lembar dan tiap undangan ditulis nama (misal) Sdr. Joko dan istri berarti 500 kali 2 orang maka yang akan hadir 1000 orang dan seterusnya, tambahkan lagi dengan jumlah orang/keluarga serta besan yang diundang secara lisan. secara logika, undangan 500 lembar tidak akan hadir lebih dari 1000 orang, tetapkan perkiraan saja, misalnya 800 orang.
- Menghitung jumlah tenda dan kursi yang akan disewa : Kursi yang harus disewa sebanyak 800 kursi, satu unit tenda biasanya dapat menampung 50 kursi, jadi 800/50 = 16 unit tenda, untuk panggung biasanya memakai 4 unit plus 1 unit untuk meja kado/penerima tamu jadi jumlah sewa tendanya 21 unit kursinya 800.
- Menghitung ukuran luas panggung, pelaminan dan peralatan hiburan : sebelum sewa pelaminan sebaiknya melihat dulu lebar halaman atau area tempat pelaksanaan resepsi pernikahan, panjang pelaminan terpendek standarnya sekitar 6 meter, hiburan semacam orgen tunggal memerlukan ruang sekitar 2 sampai 3 meter, jadi panggung yang harus dipasang minimal panjangnya 8 sampai 10 meter. jika pelaminan tingginya lebih dari 3 meter, maka tenda bagian panggung tingginya harus lebih dari 4 meter. tinggi panggung biasanya berkisar 50 cm sampai lebih dari 1 meter.
- Menghitung jumlah peralatan makan dan meja makan : piring dan sendok yang akan disewa/ dipakai sebanyak 800 buah, sebaiknya sewa/memakai peralatan pada satu orang/tempat yang sama agar mudah pengembaliannya. satu meja makan biasanya untuk menyediakan makan lebih kurang 200 orang. 800/200 = 4, jadi diperlukan 4 meja makan.
- Menghitung jumlah minuman, porsi nasi, sayur dan lauk pauk makan : minuman gelas plastik 1 kotak berisi 48 gelas, 800/48 = 16 kotak. untuk kegiatan lain - lainya yang memerlukan minum maka bulatkanlah minumannya sekitar 20 kotak. beras 1 kilo kira kira menjadi 10 piring nasi maka 800/10= 80 kilo, jika 1 kampil 20 kg, maka 80/20 = 4 kampil beras. begitupun pembelian daging ayam, daging sapi, ikan, telur dan sebagainya semua harus dibagi jadi 800.
- Membentuk Panitia penyelenggara acara pernikahan : banyak sedikitnya jumlah personil panitia pernikahan tinggal menyesuaikan dengan jumlah tamu undangan (800 orang). panitia penyambut tamu dan pengantar tamu tugasnya mengatur tata letak duduk tamu, tiap kelompok panitia meja makan mengatur tata hidangan meja makan dan ketersediaan makanan dan minuman (ingat, personil panitia tiap meja melayani 200 orang), kelompok kebersihan bertugas mengambil piring pasca tamu makan.
- Tertib Acara : sebelum acara dimulai, sebaiknya para personil pengisi acara berkoordinasi dengan seksi acara mengenai berapa lama waktu yang digunakannya untuk menyelesaikan sesinya, agar dapat diatur tepat pukul 12.00 acara telah selesai dan tamu undangan beranjak pamit pulang.
- Pengaturan kerja Panitia pernikahan : sebaiknya setiap anggota panitia diberi tanda berupa atribut tertentu agar dapat dikoordinir oleh ketua seksinya masing - masing. dan bidang yang dikerjakannya tidak merangkap bidang yang lainnya.
Penulis,
Fauzan Daromi,SH
